Kemampuan komunikasi yang efektif menjadi hal yang mutlak harus dimiliki oleh perusahaan untuk mendukung pola komunikasi yang akan dijalankan dalam perusahaan tersebut.

Selain berperan dalam kelancaran operasional, komunikasi yang efektif juga menjadi kunci utama dalam membangun budaya kerja yang harmonis, meningkatkan produktivitas, serta memastikan setiap anggota organisasi memahami visi dan misi perusahaan.

Dengan itu, perusahaan dapat meningkatkan koordinasi antar tim, mempercepat pengambilan keputusan, dan mengurangi risiko kesalahpahaman yang dapat menghambat kinerja organisasi.

Namun, tanpa strategi komunikasi yang jelas dan terarah, tantangan seperti informasi yang tidak tersampaikan dengan baik, kurangnya transparansi, serta rendahnya keterlibatan karyawan dapat muncul.

Oleh karena itu, penting bagi perusahaan untuk mengembangkan sistem komunikasi yang terbuka, inklusif, serta sesuai dengan kebutuhan dan budaya organisasi agar mampu menghadapi tantangan bisnis secara lebih adaptif dan responsif. Berikut ulasan lebih mendalam tentang komunikasi dalam manajemen perusahaan yang dapat Anda simak.

Peran Pola Komunikasi dalam Perusahaan

Pendekatan klasik melihat komunikasi sebagai proses hierarkis dan formal, sementara pendekatan hubungan manusia menekankan komunikasi interpersonal yang meningkatkan kepuasan kerja dan produktivitas.

Onong U Effendy seorang pakar komunikasi asal Indonesia yang dikenal sebagai salah satu tokoh penting dalam bidang ilmu komunikasi telah mengelompokkan komunikasi dalam manajemen menjadi tiga dimensi, yaitu:

1. Komunikasi Vertikal 

Tipe komunikasi ini menjelaskan bahwa arus komunikasi dua arah dan timbal balik dalam melaksanakan fungsi-fungsi manajemen, atau jenis komunikasi dalam sebuah organisasi yang terjadi antara individu atau kelompok yang memiliki tingkatan hierarki berbeda. Komunikasi ini bisa terjadi dari atasan ke bawahan (top-down) atau dari bawahan ke atasan (bottom-up).

2. Komunikasi Horizontal

Komunikasi horizontal adalah komunikasi satu level yang terjadi antara satu karyawan dengan karyawan lainnya atau pimpinan satu departemen dengan departemen lainnya dalam satu tingkatan dan lain sebagainya.

3. Komunikasi Eksternal

Di sisi lain, komunikasi eksternal berlangsung secara dua arah antara pihak organisasi/lembaga dengan pihak luar.

8 Jenis Komunikasi Dalam Perusahaan

Beberapa jenis komunikasi berperan penting dalam manajemen komunikasi untuk membentuk pola yang pasti. Berikut adalah jenis-jenis komunikasi yang umumnya terkait dalam konteks ini:

1.Komunikasi Lisan

Komunikasi lisan melibatkan percakapan atau diskusi verbal antara individu. Dalam manajemen, komunikasi lisan sering terjadi dalam rapat, presentasi, diskusi tim, dan percakapan sehari-hari. Kejelasan dalam penyampaian pesan sangat penting agar informasi disampaikan dengan efektif.

2. Komunikasi Tertulis

Ini mencakup email, laporan, memo, dan dokumen lain yang digunakan untuk mengkomunikasikan informasi secara formal. Komunikasi tertulis sangat efektif untuk menyampaikan informasi yang kompleks atau yang memerlukan referensi di masa depan. 

3. Komunikasi Non-Verbal

Komunikasi non-verbal melibatkan penggunaan ekspresi wajah, gerakan tubuh, postur, dan bahasa tubuh lainnya. Dalam manajemen, hal ini sangat penting untuk memperkuat atau bahkan mengubah makna pesan yang disampaikan secara lisan.

4. Komunikasi Elektronik

Dengan berkembangnya teknologi, komunikasi elektronik menjadi salah satu bentuk komunikasi yang dominan. Ini mencakup penggunaan telepon, pesan instan, video conference, dan media sosial untuk berkomunikasi dengan anggota tim, kolega, atau pelanggan.

5. Komunikasi Interpersonal

Komunikasi interpersonal terjadi antara dua individu atau lebih dan sangat bergantung pada hubungan pribadi yang terbentuk. Dalam konteks manajemen, komunikasi interpersonal mencakup pengelolaan hubungan antara atasan dan bawahan, atau antara sesama rekan kerja.

6. Komunikasi Organisasi

Ini adalah komunikasi yang terjadi di dalam organisasi atau perusahaan. Komunikasi organisasi mencakup komunikasi vertikal (atasan ke bawahan atau sebaliknya), komunikasi horizontal (antar rekan sejawat), dan komunikasi informal yang tidak terstruktur.

7. Komunikasi Formal dan Informal

Komunikasi formal adalah komunikasi yang dilakukan sesuai dengan struktur dan prosedur organisasi, seperti dalam rapat resmi atau laporan. Sementara komunikasi informal bersifat lebih bebas, sering terjadi dalam percakapan santai antar karyawan, dan bisa terjadi di luar struktur organisasi.

8. Komunikasi Massal

Komunikasi massal mengacu pada penyebaran informasi kepada audiens yang sangat besar, melalui saluran seperti media cetak, radio, televisi, atau platform online. Dalam manajemen, ini bisa digunakan untuk mempengaruhi persepsi publik atau mengkomunikasikan kebijakan perusahaan kepada publik.

Setiap jenis komunikasi ini memiliki peran penting dalam manajemen komunikasi, baik itu dalam pengambilan keputusan, penyampaian instruksi, koordinasi antar departemen, maupun pengelolaan hubungan dengan pihak eksternal.

5 Hambatan dalam Komunikasi

Meski terlihat mudah, membentuk komunikasi yang efektif dalam organisasi kian timbul dengan berbagai hambatan yang menghalangi atau mengganggu proses komunikasi menjadi efektif. 

Berikut adalah beberapa hambatan utama dalam komunikasi yang sering terjadi dalam konteks manajemen perusahaan: 

1. Hambatan Fisik

Hambatan fisik mengacu pada faktor-faktor lingkungan yang mengganggu proses komunikasi. Ini bisa mencakup kebisingan (seperti suara mesin atau lalu lintas), jarak geografis (terutama dalam komunikasi jarak jauh atau virtual), atau bahkan masalah teknis dalam alat komunikasi seperti telepon, email, atau sistem konferensi video yang tidak berfungsi dengan baik.

2. Hambatan Bahasa

Perbedaan bahasa dan penggunaan bahasa yang ambigu atau teknis dapat menjadi hambatan utama dalam komunikasi. Dalam organisasi yang multinasional atau yang terdiri dari individu dengan latar belakang budaya berbeda, perbedaan bahasa menjadi tantangan. Bahkan dalam satu bahasa yang sama, penggunaan istilah yang tidak jelas(ambigu) atau jargon teknis bisa menyebabkan kebingungannya penerima pesan.

Discover More : 5 Solutions to Resolve Team Conflicts Professionally

3. Hambatan Kecerdasan Emosional

Hambatan kecerdasan emosional seringkali terjadi ketika perasaan pribadi atau emosi yang kuat mempengaruhi cara seseorang berkomunikasi atau menerima pesan, yang menyebabkan pengambilan keputusan yang impulsif atau bahkan terburu-buru. 

Misalnya, seseorang yang sedang marah atau cemas mungkin tidak mampu menerima atau menyampaikan pesan secara jelas. Ini juga dapat mencakup persepsi terhadap pesan yang dipengaruhi oleh bias atau prasangka. Hal ini merupakan yang paling sulit untuk disenadakan, namun dengan perbincangan yang sedikit lebih dalam, komunikasi yang efektif bisa tercipta. 

4. Hambatan Persepsi

Setiap individu memiliki cara yang berbeda dalam menafsirkan pesan yang diterima, tergantung pada pengalaman, kepercayaan, nilai-nilai, dan latar belakang mereka. Perbedaan persepsi ini bisa menyebabkan miskomunikasi atau interpretasi pesan yang salah. 

Sebagai contoh, seorang manajer mungkin menganggap sebuah pesan sebagai umpan balik konstruktif, sementara karyawan yang menerima pesan tersebut mungkin merasa diserang atau dikritik secara tidak adil, hal ini dapat menyebabkan miskomunikasi antara manajer dan karyawan tersebut.

5. Hambatan Sosial dan Budaya

Perbedaan dalam norma sosial, budaya, dan kebiasaan dapat menghambat komunikasi yang efektif. Misalnya, dalam beberapa budaya, berbicara langsung mungkin dianggap tidak sopan, sementara dalam budaya lain hal itu dianggap sebagai cara komunikasi yang terbuka dan jujur. Memahami perbedaan budaya ini sangat penting untuk menjaga komunikasi yang lancar, terutama dalam organisasi multinasional.

Discover More : 7 Tips to Boost Team Motivation with a Transformational Approach

7 Cara Mengatasi Tantangan Komunikasi dalam Perusahaan

Ada masalah, pasti ada solusi. Dengan memahami dan menerapkan strategi komunikasi yang efektif, individu dan organisasi dapat menciptakan lingkungan kerja yang lebih terbuka, produktif, dan harmonis.

Berikut merupakan beberapa poin yang diberikan untuk mengatasi hambatan yang biasa terjadi. 

1. Menggunakan Bahasa yang Jelas dan Sederhana

Dalam mengatasi hambatan komunikasi, langkah pertama yang dapat dilakukan adalah menggunakan bahasa yang jelas dan sederhana. Penggunaan kata-kata yang terlalu teknis atau berbelit-belit dapat menyebabkan kesalahpahaman, terutama dalam lingkungan kerja yang terdiri dari berbagai latar belakang. 

Seorang manajer misalnya, harus mampu menjelaskan instruksi dengan bahasa yang mudah dipahami oleh semua pihak. Jika harus menggunakan istilah khusus, penting untuk memberikan penjelasan tambahan agar pesan dapat diterima dengan baik.

2. Mendengarkan Secara Aktif

Selain itu, mendengarkan secara aktif juga menjadi kunci dalam komunikasi yang efektif. Mendengarkan dengan penuh perhatian, mengajukan pertanyaan klarifikasi, serta memberikan tanggapan yang sesuai dapat membantu memastikan bahwa pesan diterima dengan benar. 

Misalnya, dalam sebuah rapat seorang pemimpin yang mendengar keluhan tentang beban kerja dapat merespons dengan solusi yang lebih baik, seperti menyesuaikan jadwal atau membagi tugas secara lebih merata. Hal ini dapat melancarkan komunikasi antara atasan dan bawahan, dan dapat membuat pendapat lebih dihargai.

3. Menggunakan Teknologi yang Tepat

Pemanfaatan teknologi yang tepat juga dapat membantu mengatasi hambatan komunikasi, terutama dalam lingkungan kerja yang mengandalkan komunikasi jarak jauh. Penggunaan email, aplikasi pesan singkat, atau video conference harus disesuaikan dengan kebutuhan agar informasi dapat tersampaikan dengan efektif. 

Sebagai contoh, diskusi cepat lebih baik dilakukan melalui pesan singkat, agar proses komunikasi lebih efektif dan dapat tersampaikan dengan cepat.  sementara rapat yang membutuhkan keputusan penting lebih efektif dilakukan melalui video conference untuk menghindari kesalahpahaman.

4. Menyesuaikan Gaya Komunikasi

Selain itu, menyesuaikan gaya komunikasi dengan lawan bicara sangat penting agar pesan dapat diterima dengan baik. Setiap individu memiliki cara berkomunikasi yang berbeda, sehingga penting bagi pemimpin atau anggota tim untuk memahami bagaimana menyampaikan pesan sesuai dengan karakteristik penerima. 

Dalam diskusi formal, komunikasi yang lebih terstruktur mungkin lebih efektif, sementara dalam lingkungan yang lebih santai, pendekatan yang lebih fleksibel dapat lebih mudah diterima oleh orang banyak.

5. Membangun Lingkungan Komunikasi yang Terbuka

Membangun lingkungan komunikasi yang terbuka juga merupakan langkah penting dalam mengurangi hambatan. Organisasi yang mendorong komunikasi dua arah akan menciptakan suasana kerja yang lebih inklusif, di mana setiap individu merasa nyaman untuk menyampaikan pendapat atau memberikan masukan. 

Seorang pemimpin yang selalu terbuka terhadap feedback dan mendorong diskusi terbuka akan lebih mudah membangun kepercayaan dalam timnya. Sebagai contoh, dalam sebuah perusahaan teknologi, seorang manajer tim pengembang perangkat lunak mengadakan pertemuan mingguan di mana setiap anggota tim diberi kesempatan untuk berbicara tentang tantangan yang mereka hadapi dalam proyek. 

Manajer tersebut tidak hanya memberikan instruksi satu arah, tetapi juga mendorong diskusi terbuka, mendengarkan masukan dari tim, dan mencari solusi bersama.

6. Menyaring dan Menyusun Informasi dengan Baik

Selain itu, menyaring dan menyusun informasi dengan baik dapat menghindari overload informasi yang sering kali menjadi hambatan komunikasi. Artinya terlalu banyak informasi dalam satu waktu dapat membuat penerima sulit memahami pesan utama yang ingin disampaikan. 

Oleh karena itu, pesan harus disajikan secara ringkas dan terstruktur, misalnya dengan menggunakan poin-poin penting dalam presentasi atau laporan agar lebih mudah dipahami.

7. Menghargai Perbedaan Budaya dan Sosial

Menghargai perbedaan budaya dan sosial dalam komunikasi organisasi sangat penting untuk menciptakan lingkungan kerja yang harmonis dan produktif. Hal ini dikarenakan setiap individu memiliki latar belakang budaya yang berbeda, yang mempengaruhi cara mereka berkomunikasi, menyampaikan pendapat, serta merespons suatu informasi.

Dengan memahami ini, penting bagi setiap pelaku organisasi untuk memiliki kemampuan komunikasi yang baik, yang tidak hanya mengutamakan penyampaian pesan dengan jelas, tetapi juga membangun hubungan yang kuat antar anggota tim. Komunikasi yang efektif adalah kunci keberhasilan organisasi dalam meningkatkan koordinasi, mempercepat pengambilan keputusan, dan menciptakan lingkungan kerja yang harmonis. 
Arghajata Consulting siap membantu Anda merancang strategi komunikasi yang tepat, mengatasi hambatan komunikasi, dan membangun budaya organisasi yang lebih inklusif. Hubungi kami sekarang untuk solusi komunikasi yang lebih efektif bagi organisasi Anda.